Il faut dire que la venue de ce logiciel sur le marché fut inespérée. À l'époque, le Cégep de l'Abitibi-Témiscamingue avait l'occasion de soumettre une demande au programme «Vitrine technologique» du ministère des Sciences et des Technologies, un programme qui offre du financement aux organismes publics désirant acquérir des produits technologiques émergents.

Pour notre part, nous désirions améliorer l'efficacité des communications à l'interne. C'est à ce moment que RDC Technologies, filiale de Centre d'Informatique Abitibi qui est depuis de nombreuses années un important fournisseur de matériel et de services du Cégep, nous a proposé d'installer Com4IP pour les 112 membres du personnel administratif. Pour RDC Technologies, c'était une opportunité de vérifier les possibilités et les limites de l'implantation à grande échelle de leur produit.

Pour le Cégep, c'était non seulement l'occasion d'avoir accès à un logiciel de traitement et d'échange d'informations (du même type qu'Exchange de Microsoft) à un prix abordable, mais aussi de respecter les valeurs de notre établissement en encourageant le développement régional par le choix d'une entreprise de la région.

Combien de temps ont nécessité l'installation du logiciel et la transition vers une utilisation maximale?
Les sept ou huit mois précédant l'installation furent consacrés à la rédaction du projet qui fut présenté à la direction générale du Cégep et, par la suite, au programme «Vitrine technologique». L'installation a débutée en février 2002. Il aura fallu trois semaines pour faire l'installation de l'application sur tous les postes des cinq campus en région malgré leurs disparités et les différents systèmes d'exploitation. À ce stade, les difficultés furent davantage d'ordre technique.

Ensuite, ce fut la valse de la formation de tous les utilisateurs. Une formation générale d'une journée fut offerte à des petits groupes de dix à douze employés. Ce fut l'étape de la découverte du logiciel et de l'apprentissage de l'emplacement des nombreux outils de communication accessibles dans l'interface. Les utilisateurs sont alors partis avec ces connaissances, ont exploré et mis en pratique les instructions.

Par deux fois, lorsqu'une petite pile de messages marqués par l'incertitude et quelques frustrations post-utilisation justifiait la venue d'un technicien de RDC Technologies, les utilisateurs ont participé à une formation de deux heures pour perfectionner et maximiser l'utilisation du produit. Huit semaines après le début de l'installation, tout était fonctionnel bien qu'il y eu encore quelques ajustements nécessaires au cours de l'année qui suivit. Par contre, il fallut quelques mois de plus pour atteindre l'utilisation maximale.

La difficulté la plus importante rencontrée après l'implantation fut, bien avant les quelques problèmes techniques, le changement de mentalité au sein des membres de notre personnel. Puisque les gens n'avaient pas le même niveau de compétence et de connaissance vis-à-vis les technologies de l'information, il a fallu parfaire rapidement l'éducation de nos joueurs.

C'est pour cette raison que, dès que le système fut fonctionnel, nous avons enlevé tout autre système de communication sauf le téléphone : fini les boîtes de messagerie électronique, terminé les télécopieurs à l'interne. Les gens étaient obligés d'explorer le nouveau logiciel s'ils voulaient parvenir à transmettre les informations à leurs collègues et être performants dans leur travail.

Même si certains se sont entêtés plus longtemps que d'autres, la majorité des utilisateurs ont toutefois développé rapidement une dépendance considérable par rapport au système. Après trois ans d'utilisation, il est évident que personne ne pourrait s'en passer.

Le logiciel nous a aussi permis de résoudre un point majeur : la standardisation des listes de distribution. Chaque département perdait beaucoup de temps à mettre à jour ses informations sans vraiment les partager. Maintenant, nous avons un carnet d'adresses central. Dans chaque campus, une personne est responsable des mises à jour de son établissement. Quatre autres personnes gèrent l'ensemble du carnet.

À titre d'exemple, le département des ressources humaines inscrit la carte d'un nouvel utilisateur dans le système. Le département d'informatique est en charge de la création de l'adresse électronique et de sa diffusion dans les différentes listes de distribution. Deux fois par année, la secrétaire vérifie la liste pour s'assurer que les adresses de tous les professeurs sont fichées. Pour effectuer des modifications, la personne doit impérativement avoir en sa possession le mot de passe ainsi que le code d'utilisateur.

Cet outil donne des résultats intéressants. Dernièrement, nous avons eu des problèmes techniques avec notre serveur de données. La liste de distribution créée grâce à Com4IP nous a permis de diffuser uniformément et rapidement l'information à tous les employés du Cégep.

Le seul outil que je considère sous exploité, et dont l'utilisation aurait intérêt à être encouragée, est le courriel vocal. Les gens l'utilisent peu, car ils y associent une connotation contre-nature. Par contre, ils trouveraient de grands avantages à en maximiser l'utilisation, dont l'économie du temps consacré à la rédaction, à la correction et l'amélioration de la justesse de l'information transmise.

Finalement, l'implantation de Com4IP dans l'environnement de travail, en plus d'offrir de nombreux avantages, transforme complètement le rapport aux individus. Puisque ceux-ci sont de plus en plus performants, ils sont aussi de plus en plus exigeants par rapport à la rapidité du transfert de l'information. C'est un inconvénient relié au succès du logiciel: un moindre mal pour un très grand bien.

Finalement, quelles sont les économies réalisées grâce à Com4IP?
C'est difficile pour nous de chiffrer d'une manière très exacte les économies réalisées, mais il est tout de même permis d'en faire une évaluation. La subvention de «Vitrine technologique» a permis une réduction des coûts des licences et des équipements. Les frais annuels sont de trois mille dollars par année, ce qui inclus les mises à jour du logiciel ainsi que la soumission des problèmes techniques qui sont rapidement solutionnés.

Le logiciel nous permet de faire des économies considérables par rapport à des frais autrefois récurrents. Nous économisons trois lignes de télécopieur (80 $ par mois X 3 lignes X 12 mois = 2 880 $ par année), ce qui équivaut à presque l'entité des frais d'utilisation annuels de Com4IP. D'ailleurs, l'implantation du logiciel nous a évité de renouveler notre parc de télécopieurs dont plusieurs étaient désuets.

À ce chiffre, il faut ajouter les frais interurbains des télécopies et des appels téléphoniques dont la fréquence a beaucoup diminué depuis l'optimisation de l'outil des «pop-up» ou de la liste de disponibilité. Il ne faut pas oublier les économies de papier puisque tous les documents circulent maintenant en version électronique.

Sincèrement, cet outil est maintenant indispensable à nos opérations. Il permet la versatilité dans la gestion et la diffusion de l'information.

Si vous demandiez aux employés s'ils voulaient revenir en arrière et retrouver les anciens logiciels de courriel ou les télécopieurs conventionnels, vous pouvez être assuré de leur réponse : NON !

Com4IP au Cégep de l'Abitibi-Témiscamingue :
. 129 utilisateurs;
. 6 stations documentaires réparties dans 5 campus;
. Un carnet centralisé et sécurisé de listes de distribution;
. 3 télécopieurs en moins et...

Beaucoup plus de temps pour construire l'avenir, pour travailler à la réussite collective...